Die Ausgangssituation
Build Architektur ist ein spezialisiertes Büro für Architekturvisualisierung mit 15 Mitarbeitern. Das Team erstellt fotorealistische 3D-Renderings, Animationen und virtuelle Begehungen für Architekten und Bauträger. Die Arbeit ist kreativ, technisch anspruchsvoll und produziert enorme Datenmengen — einzelne Projektdateien können mehrere Gigabyte groß sein.
Projekte wurden bisher überwiegend manuell koordiniert. Dateien wanderten per E-Mail zwischen Teammitgliedern hin und her. Projektbesprechungen fanden im Flur statt, Ergebnisse wurden auf Notizzetteln festgehalten. Und wenn ein Kollege im Homeoffice arbeitete, musste er sich die aktuellen Dateien erst umständlich herunterladen — was bei großen Renderings Stunden dauern konnte.
Die Herausforderung
Das Kernproblem war das Zusammenspiel von großen Datenmengen, vielen Projektbeteiligten und fehlendem zentralen Ablageort. Konkret führte das zu drei Problemen, die den Arbeitsalltag massiv belasteten:
Versionschaos: Wenn drei Leute an einem Rendering arbeiten und jeder seine Datei per E-Mail verschickt, gibt es schnell „Entwurf_final_v3_NEU_wirklich_final.psd”. Niemand wusste sicher, welche Version die aktuelle war — und mehr als einmal wurde versehentlich mit einer veralteten Datei weitergearbeitet.
Verlorene Dateien: Ältere Projekte waren auf lokalen Festplatten einzelner Mitarbeiter gespeichert. Wenn jemand das Team verließ oder einen neuen Rechner bekam, waren Projektdaten teilweise unwiederbringlich verloren.
Zeitfresser Abstimmung: Ohne ein zentrales Projektmanagement-Tool verbrachte das Team geschätzt 5-8 Stunden pro Woche allein damit, sich gegenseitig über den aktuellen Stand zu informieren — per E-Mail, Anruf oder Zuruf über den Schreibtisch.
Was wir gemacht haben
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Digitalstrategie mit Fokus auf Zusammenarbeit und Dateimanagement entwickelt — gemeinsam mit dem Team, nicht über die Köpfe hinweg. In Workshops haben wir die typischen Arbeitsabläufe analysiert und die größten Schmerzpunkte identifiziert. So konnten wir Lösungen entwickeln, die wirklich zum Arbeitsalltag passen.
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Cloud-basierte Projektablage mit klarer Ordnerstruktur und automatischer Versionierung auf SharePoint eingerichtet. Jedes Projekt hat einen definierten Ablageort, jede Dateiänderung wird automatisch versioniert und ist nachvollziehbar. Kein Versionschaos mehr, keine verlorenen Dateien.
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Schnelle Datenanbindung für große Dateien konfiguriert. Die Upload- und Download-Zeiten für Renderings wurden durch optimierte Sync-Einstellungen und dedizierte Upload-Kanäle drastisch reduziert. Was vorher 45 Minuten dauerte, ist jetzt in 10 Minuten erledigt.
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Microsoft Teams als Projektkommunikations-Hub eingeführt. Jedes Projekt hat einen eigenen Kanal mit den relevanten Dateien, Aufgaben und Gesprächen — alles an einem Ort. Kein Suchen in E-Mail-Verläufen mehr, wenn man wissen will, was der Kunde zum letzten Entwurf gesagt hat.
Die Ergebnisse
- Alle Projektdateien zentral und versioniert abgelegt — kein Versionschaos mehr, auch bei paralleler Bearbeitung
- Zusammenarbeit in Echtzeit statt E-Mail-Ping-Pong — das Team sieht sofort, wer woran arbeitet
- Ladezeiten für große Visualisierungsdateien um ca. 60% reduziert
- Rund 5 Stunden pro Woche weniger Abstimmungsaufwand im Team
- Saubere Projektübergaben durch standardisierte Ablagestruktur — auch bei Personalwechsel geht kein Wissen verloren
Fazit
Build Architektur arbeitet heute so modern wie die Visualisierungen, die das Team erstellt. Die digitalen Prozesse sind kein Hindernis mehr, sondern unterstützen die kreative Arbeit. Das Team kann sich auf das konzentrieren, was es am besten kann — beeindruckende Architekturvisualisierungen schaffen — während die IT im Hintergrund zuverlässig funktioniert.