Die Ausgangssituation
Die Hatlapa GmbH ist ein etabliertes Industrieunternehmen mit rund 50 Mitarbeitern. Das Unternehmen war über die Jahre gewachsen — organisch, Schritt für Schritt. Die internen Abläufe hatten sich aber nicht mitentwickelt. Aufgaben wurden über verschiedene Kanäle verteilt: E-Mails, handschriftliche Notizen, mündliche Absprachen in der Werkstatt, Excel-Listen auf dem Server. Ein einheitliches System fehlte komplett.
Für die Geschäftsführung wurde es zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten. Wer arbeitet gerade an was? Welche Aufträge sind offen? Wo hakt es? Diese Fragen konnten nicht mit einem Blick beantwortet werden, sondern erforderten aufwändige Rückfragen.
Die Herausforderung
Ohne zentrale Struktur gingen Aufgaben regelmäßig unter. Ein Kundenauftrag blieb liegen, weil die Weitergabe von der Verwaltung an die Produktion per Zettel erfolgte — und der Zettel unter einem Stapel Papier verschwand. Verantwortlichkeiten waren unklar, weil Absprachen mündlich getroffen und nicht dokumentiert wurden. Prozesse wie Auftragsabwicklung, Materialbestellung und interne Freigaben dauerten unnötig lang, weil jeder Schritt manuelles Nachfragen erforderte.
Das Unternehmen wuchs weiter, aber die IT hielt nicht mit. Die Geschäftsführung erkannte: Ohne digitale Struktur wird weiteres Wachstum zum Risiko statt zur Chance.
Was wir gemacht haben
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Umfassendes IT-Audit zur Analyse der bestehenden Abläufe, Systeme und Engpässe. Wir haben uns jede Abteilung angeschaut, mit Teamleitern gesprochen und die typischen Arbeitsabläufe eines Auftrags von Anfang bis Ende dokumentiert — mit allen Brüchen und Schleifen.
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Digitalstrategie mit klarem Fahrplan erarbeitet — priorisiert nach Wirkung und Aufwand. Statt alles auf einmal umzukrempeln, haben wir die drei wirkungsvollsten Hebel identifiziert und nacheinander umgesetzt. So konnte das Team Schritt für Schritt mitgenommen werden.
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Zentrales Aufgabenmanagement über Microsoft 365 eingeführt. Mit Planner für die Aufgabenverteilung, Teams für die Kommunikation und SharePoint für die Dokumentenablage. Alles an einem Ort, für jeden zugänglich, nachvollziehbar und durchsuchbar.
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Mitarbeiterschulungen in mehreren Runden durchgeführt — vom Grundlagenkurs für die Werkstatt-Mitarbeiter bis zum Power-User-Training für die Verwaltung. Wichtig war uns: Niemanden überfordern, aber auch niemanden zurücklassen. Die Schulungen fanden in kleinen Gruppen statt, damit jeder Fragen stellen konnte.
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Standardisierte Workflows für die wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben definiert. Auftragsabwicklung, Materialbestellung und Freigaben laufen jetzt über einheitliche Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und automatischen Benachrichtigungen.
Die Ergebnisse
- Alle Aufgaben zentral organisiert und nachverfolgbar — nichts fällt mehr durch die Lücken
- Durchlaufzeit bei internen Freigaben um ca. 40% reduziert
- Mitarbeiter nutzen die neuen Tools aktiv — Adoption-Rate über 90% nach nur 3 Monaten
- Deutlich weniger Kommunikationsschleifen durch klare Zuständigkeiten und automatische Benachrichtigungen
- Onboarding neuer Mitarbeiter in der Hälfte der bisherigen Zeit, weil Prozesse dokumentiert und standardisiert sind
Fazit
Die Hatlapa GmbH hat den Sprung von gewachsenen Strukturen zu einem durchdachten digitalen Arbeitsplatz geschafft — ohne dabei die Mitarbeiter zu verlieren. Die Geschäftsführung hat heute jederzeit den Überblick über alle laufenden Aufträge und Prozesse. Und das Team arbeitet effizienter, weil die Technik sie unterstützt statt ausbremst.