Die Ausgangssituation
Spot on News gehört zu den am schnellsten wachsenden digitalen Medienunternehmen in Deutschland. Mit rund 100 Mitarbeitern produziert die Redaktion täglich hunderte Artikel, Videos und Social-Media-Inhalte für Millionen von Lesern. Content-Geschwindigkeit ist das Kerngeschäft — wer schneller publiziert, gewinnt Reichweite.
Die IT-Infrastruktur war jedoch noch auf die ursprüngliche Unternehmensgröße von etwa 60 Mitarbeitern ausgelegt. Server liefen regelmäßig an der Kapazitätsgrenze, Collaboration-Tools waren nicht einheitlich und das interne IT-Team wurde von operativen Aufgaben aufgefressen, statt sich um strategische Themen zu kümmern.
Die Herausforderung
Mit dem Wachstum stiegen die Anforderungen an die IT exponentiell — nicht linear. Mehr Mitarbeiter bedeuteten nicht nur mehr Endgeräte und Lizenzen, sondern auch komplexere Berechtigungsstrukturen, mehr gleichzeitige Zugriffe auf das Content-Management-System und deutlich höhere Anforderungen an die Datensicherheit.
Konkret traten folgende Probleme auf: Server waren in Spitzenzeiten überlastet und verlangsamten die Veröffentlichung. Die Zusammenarbeit zwischen Redaktion, Video-Team und Social Media lief über fünf verschiedene Tools ohne zentrale Ablage. IT-Sicherheit hatte Lücken — besonders beim E-Mail-Schutz und der Endpoint-Absicherung. Und das interne IT-Team verbrachte geschätzt 60% seiner Zeit mit wiederkehrenden Support-Aufgaben statt mit Weiterentwicklung.
Was wir gemacht haben
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Skalierbare Cloud-Infrastruktur aufgebaut — die gesamte Serverlandschaft wurde in eine Cloud-Umgebung migriert, die automatisch mit der Last skaliert. Damit gehören Kapazitätsengpässe bei Breaking News oder Traffic-Spitzen der Vergangenheit an.
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Automatisierte Workflows für wiederkehrende redaktionelle Prozesse eingerichtet. Content-Publishing, Bildverarbeitung und die Verteilung auf verschiedene Plattformen laufen jetzt teilautomatisiert — das spart der Redaktion wertvolle Minuten bei jedem Artikel.
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Mehrschichtiges IT-Sicherheitskonzept implementiert. Endpoint Protection auf allen Geräten, E-Mail-Security mit Phishing-Erkennung, automatisierte Backup-Strategie mit täglicher Sicherung und einem getesteten Wiederherstellungsplan.
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Proaktives Monitoring mit Echtzeit-Alerts eingeführt. Unser Team überwacht die kritischen Systeme rund um die Uhr und greift ein, bevor Probleme die Redaktionsarbeit beeinträchtigen.
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Vollständige Dokumentation aller Systeme und Runbooks für das interne IT-Team erstellt. So kann das Team eigenständig handeln und wir fokussieren uns auf Weiterentwicklung statt auf Wissenstransfer bei jedem Anruf.
Die Ergebnisse
- IT skaliert nahtlos mit dem Unternehmenswachstum — von 60 auf 100+ Mitarbeiter ohne einen einzigen IT-Engpass
- Redaktionelle Prozesse um ca. 30% beschleunigt durch automatisierte Workflows
- Null Sicherheitsvorfälle seit der Umstellung — bei einem Medienunternehmen, das täglich tausende E-Mails verarbeitet
- Entlastung des internen IT-Teams um rund 15 Stunden pro Woche weniger Verwaltungsaufwand
- Ausfallzeiten auf unter 0,1% reduziert — kritisch in einem Geschäft, wo jede Minute Downtime verlorene Reichweite bedeutet
Fazit
Heute arbeitet Spot on News mit einer IT-Infrastruktur, die nicht nur mithält, sondern dem Wachstum voraus ist. Das interne IT-Team konzentriert sich auf Innovation und neue Tools für die Redaktion, während wir die Basis stabil und sicher halten. Die nächste Wachstumsphase kann kommen — die IT ist bereit.