Kunden fragen mich oft, womit sie anfangen sollen, wenn sie effizienter arbeiten wollen. Meine Antwort ist fast immer dieselbe: Zeichnet eure Gespräche auf und lasst sie transkribieren. Wer sich daran gewöhnt hat, fragt sich bald, wie es vorher ging. Im Video oben zeige ich, wie das bei uns im Alltag aussieht. Hier erkläre ich ausführlicher, warum sich das lohnt, was rechtlich zu beachten ist und wie aus einer Aufnahme eine echte Arbeitserleichterung wird.
Was wir bei tprime aufzeichnen
Bei uns wird jedes Kundengespräch aufgezeichnet und transkribiert, also automatisch in Text umgewandelt. Dasselbe gilt für interne Meetings und für Einzelgespräche, in denen etwas Relevantes besprochen wird. Voraussetzung ist immer, dass alle Beteiligten einverstanden sind. Dazu weiter unten mehr.
Warum sich das lohnt
Alle sind bei der Sache
Wenn niemand mitschreiben muss, hört jeder richtig zu. Du schaust dein Gegenüber an und kannst nachfragen, während der Gedanke noch frisch ist. Gerade in Kundengesprächen merkt man den Unterschied sofort.
Nichts geht verloren
Im Transkript steht, wer was gesagt hat. Auch die Randbemerkung, die der Kunde am Ende noch fallen lässt, ist festgehalten. Ohne Aufnahme wäre sie oft schon am Nachmittag vergessen, obwohl sie für das Angebot entscheidend sein kann.
Wissen bleibt im Unternehmen
Ein Vertriebler mit fünf Gesprächen am Tag weiß nach einem halben Jahr nicht mehr, was einem bestimmten Kunden im ersten Termin wichtig war. Mit den Transkripten kann er es nachlesen. Und wenn ein Kollege den Kunden übernimmt, muss er nicht bei null anfangen.
Erst die Rechtslage klären
Bevor du die erste Aufnahme startest, solltest du ein paar Punkte geklärt haben. Das ist kein Nebenthema, denn in Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen gesprochener Worte strafbar. Nach Paragraf 201 des Strafgesetzbuchs droht dafür Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe.
Für den Alltag heißt das:
- Hol vor jeder Aufnahme die Zustimmung aller Beteiligten ein und kündige die Aufnahme zu Beginn an. Teams zeigt allen Teilnehmern ohnehin einen Hinweis, sobald eine Aufzeichnung läuft.
- Weil Aufnahmen und Transkripte personenbezogene Daten enthalten, gilt die DSGVO. Legt fest, wofür ihr die Aufnahmen nutzt und wer darauf zugreifen darf. Bestimmt außerdem, wann sie gelöscht werden.
- Wenn ihr einen Betriebsrat habt, sprecht früh mit ihm. Technische Einrichtungen, mit denen sich Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern überwachen lassen, sind nach Paragraf 87 des Betriebsverfassungsgesetzes mitbestimmungspflichtig.
- Nutzt ihr ein externes Transkriptionswerkzeug, braucht ihr mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Die rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt dieser Überblick nicht. Wie ihr KI-Werkzeuge generell datenschutzkonform einsetzt, beschreiben wir im Beitrag KI und Datenschutz nach DSGVO.
Das richtige Werkzeug
Für die Transkription gibt es zwei Wege.
Der erste ist Microsoft Teams. Teams kann Besprechungen aufzeichnen und ein Transkript erstellen, sofern euer Administrator das in den Richtlinien zulässt. Das Transkript liegt dann beim Meeting und ist für die Teilnehmer abrufbar. Die automatische Zusammenfassung mit Aufgaben und Kapiteln, bei Microsoft „intelligente Zusammenfassung“ genannt, braucht zusätzlich eine Lizenz für Teams Premium oder für Microsoft 365 Copilot. Was Copilot darüber hinaus kann, steht in unserem Artikel zu Copilot in Microsoft 365.
Der zweite Weg sind eigenständige Notizwerkzeuge, die neben Teams auch Telefonate oder Termine vor Ort aufnehmen. Entscheidend ist bei jedem Werkzeug, dass sich die Transkripte über eine Schnittstelle weitergeben lassen. Denn erst dann beginnt der eigentliche Nutzen.
Der eigentliche Hebel: das Transkript weiterverarbeiten
Ein Transkript allein ist erst die halbe Miete. Wer es danach von Hand zusammenfasst und ins CRM kopiert, hat wieder Handarbeit. Der große Schritt ist eine Automatisierung, die die Informationen dorthin bringt, wo ihr ohnehin arbeitet.
Beispiel Vertrieb
Bei uns läuft das so: Nach einem Kundengespräch wandert das Transkript automatisch als Notiz zum passenden Kontakt in unser CRM. Dort liegt nach einigen Monaten die komplette Gesprächshistorie eines Kunden.
Diese Historie muss ich nicht mehr selbst durchlesen. Ich frage eine KI: „Was wurde im letzten Meeting mit diesem Kunden besprochen, und was ist offen?“ Nach wenigen Sekunden habe ich die Vereinbarungen und die nächsten Schritte. Früher hätte mich die Vorbereitung auf einen solchen Termin leicht eine Stunde gekostet.
Beispiel Service und interne Projekte
Dasselbe Prinzip nutzen wir für unser Ticketsystem. Gespräche mit Kunden und interne Abstimmungen landen im passenden Ticket, einschließlich der Zeit, die das Gespräch gedauert hat. So ist jede Woche klar, wie der aktuelle Stand ist, und niemand muss nachträglich Notizen tippen.
Wie solche Abläufe aufgebaut sind, zeigen wir im Beitrag über n8n für den Mittelstand. Weitere Ideen für Aufgaben, die sich lohnen, findest du im Artikel Repetitive Aufgaben automatisieren.
So startest du
- Kläre intern, welche Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, und bezieh den Betriebsrat früh ein.
- Formuliere einen kurzen Satz, mit dem ihr die Aufnahme zu Beginn ankündigt.
- Aktiviere die Transkription in Teams oder wähle ein Werkzeug, das Transkripte über eine Schnittstelle ausgibt.
- Starte mit einem Bereich, zum Beispiel mit den Erstgesprächen im Vertrieb.
- Baue danach die Übergabe ins CRM oder Ticketsystem, damit die Transkripte nicht nur in einem Ordner liegen.
Die ersten beiden Schritte sind an einem Nachmittag erledigt. Nach zwei Wochen mit aufgezeichneten Erstgesprächen siehst du, wie viel weniger Zeit du in Vorbereitung und Nacharbeit steckst. Wenn du die Übergabe in deine Systeme sauber aufsetzen willst, unterstützen wir dich beim Einstieg in KI und Automatisierung.
