Die meisten Automatisierungen scheitern, bevor der erste Workflow läuft. Meist ist unklar, was überhaupt automatisiert werden soll, oder es fehlt eine Grundlage, ohne die kein Werkzeug der Welt funktioniert. Im kurzen Video oben nenne ich die drei Voraussetzungen, die wir in jedem Projekt prüfen. Hier gehen wir sie ausführlicher durch und ergänzen einen vierten Punkt, an dem in der Praxis genauso viele Vorhaben hängen bleiben.
Grundlage 1: Es gibt einen festen Prozess
Das klingt banal, ist aber der häufigste Stolperstein. In vielen Betrieben gibt es für dieselbe Aufgabe mehrere Wege. Fünf Mitarbeiter erledigen die Auftragsanlage auf sechs verschiedene Arten, je nachdem, wer es gelernt hat und wann. Solange das so ist, kannst du den Ablauf kaum automatisieren, denn ein Programm braucht eine eindeutige Reihenfolge.
So gehst du vor:
- Setz dich mit den Leuten zusammen, die den Ablauf täglich machen, und lass ihn dir Schritt für Schritt zeigen.
- Schreib auf, womit der Ablauf beginnt und was am Ende herauskommen soll.
- Einigt euch auf einen Weg, den ab sofort alle gehen.
- Frag dich dabei ehrlich, ob es den Ablauf in dieser Form überhaupt braucht. Wer einen überflüssigen Schritt automatisiert, zementiert ihn.
Erst wenn jeder den Ablauf gleich ausführt, lohnt sich der nächste Schritt. Oft sparst du schon durch das Vereinheitlichen spürbar Zeit, bevor überhaupt eine Automatisierung läuft.
Grundlage 2: Die Daten liegen sauber strukturiert vor
Eine Automatisierung kann nur mit Daten arbeiten, die sie findet und versteht. In vielen CRM- und ERP-Systemen, also den Programmen für Kundendaten und Warenwirtschaft, sieht es anders aus. Dieselbe Information steht in fünf verschiedenen Feldern, oder die ganze Kundenhistorie steckt in einem langen Notizfeld.
Sauber heißt: Jede Information hat ein eigenes Feld. Das Produkt, das der Kunde nutzt, steht in einem Feld, der Ansprechpartner in einem anderen. Dann kann ein Workflow gezielt darauf zugreifen, etwa für automatische Rechnungsläufe oder Erinnerungen an Vertragsverlängerungen.
Ein Schlüssel für alle Systeme
Ein Punkt wird dabei oft übersehen. Gewachsene Landschaften haben selten zu wenig Software, dafür aber viele Programme, die dasselbe Projekt unterschiedlich benennen. Die Kalkulation führt eine eigene Projektliste, und die Dokumente liegen in Ordnern mit selbst gewählten Namen. Verbinden lassen sich diese Systeme erst, wenn alle dieselbe Nummer meinen. Lege deshalb eine Projekt- oder Kundennummer fest, die in jedem System gilt und an der jede Ablage hängt.
Grundlage 3: Es gibt eine Schnittstelle
Die dritte Voraussetzung ist die technischste. Eine Schnittstelle ist der Anschluss, über den ein Programm Daten an ein anderes weitergibt. Ohne sie helfen dir der beste Prozess und die saubersten Daten nichts, denn die Automatisierung kommt schlicht nicht an die Informationen heran.
Typisch ist der alte Mailserver im Keller, der nicht meldet, wenn eine neue Mail eintrifft. Dann muss die Automatisierung ihn alle paar Minuten abfragen und Anhänge selbst herauslösen. Das sind lauter zusätzliche Bausteine, die ausfallen können. Mit einem aktuellen System wie Microsoft 365 meldet sich der Posteingang von selbst, und die Kette wird deutlich kürzer.
Prüfe deshalb für jedes Programm im Ablauf, ob es eine dokumentierte Schnittstelle gibt. Frag im Zweifel den Hersteller direkt. Werkzeuge wie n8n oder Power Automate bringen für viele gängige Programme fertige Bausteine mit. Welches davon zu dir passt, vergleichen wir in n8n, Make, Zapier oder Power Automate.
Grundlage 4: Das Ziel ist klar und klein genug
Der vierte Punkt entscheidet oft über Erfolg oder Frust. Viele Vorhaben starten mit einer Aufgabe, die zu groß oder zu ungenau ist, etwa “Wir wollen die Buchhaltung automatisieren”. Dann verrennt sich das Projekt, und am Ende bleibt alles, wie es war.
Besser läuft es mit einem abgegrenzten Fall:
- Eingangsrechnungen per Mail werden ausgelesen und in der Buchhaltung vorerfasst.
- Neue Anfragen aus dem Kontaktformular landen mit allen Angaben im CRM.
Leg vorher fest, woran du den Erfolg misst, zum Beispiel an den Minuten pro Rechnung oder an der Zahl der Fehler. Wähle für den Anfang einen Ablauf, der häufig vorkommt und bei dem die Daten schon halbwegs sauber sind. Mit dem falschen Prozess anzufangen, ist einer der häufigsten Gründe, warum Automatisierung im Betrieb einen schlechten Ruf bekommt.
Warum es in vielen Betrieben trotzdem noch nicht läuft
Auf unserer Seite Was wir machen haben wir die Gründe gesammelt, an denen Automatisierungen immer wieder hängen bleiben. Es sind fast immer dieselben: Die Aufgabe ist zu groß oder zu unklar, es gibt keinen festen Prozess, Daten fehlen, Schnittstellen sind unvollständig, oder man hat mit dem falschen Ablauf angefangen. Keiner dieser Punkte ist ein Technikproblem, das ein neues Werkzeug löst. Alle lassen sich vorher klären.
So startest du
Such dir einen Ablauf aus, der dein Team jede Woche Zeit kostet, und prüfe ihn an den vier Grundlagen. Wo alle vier passen, kannst du direkt bauen. Wo eine fehlt, weißt du, was zuerst zu tun ist. Für Ideen, welche Abläufe sich im Mittelstand besonders lohnen, schau in unsere 9 Automatisierungen, die sofort Zeit sparen.
Nimm dir für den ersten Ablauf eine Stunde mit den Leuten, die ihn täglich erledigen, und zeichne ihn gemeinsam auf einem Blatt Papier auf. Dieses Blatt ist die Vorlage für deine erste Automatisierung.
