Microsoft 365 ist für die meisten Betriebe im Mittelstand das richtige Werkzeug. Mail, Teams, SharePoint und OneDrive greifen ineinander, und die Mitarbeiter kennen die Programme. Die Frage ist eine andere: Wie viel von deinem Betrieb soll an diesem einen Anbieter hängen? Im Schaubild oben kannst du zwischen zwei Aufbauten umschalten. Links liegt alles bei Microsoft, rechts steht der Aufbau, den wir empfehlen.
Variante 1: alles bei Microsoft
Technisch lässt sich alles bei Microsoft abbilden. Für den Spamfilter gibt es Exchange Online Protection, das in Exchange Online steckt. Das Archiv läuft über Microsoft Purview. Für die Datensicherung bietet Microsoft ein eigenes Produkt an, Microsoft 365 Backup. Telefoniert wird über Teams, mit einem Anrufplan, bei dem Microsoft selbst der Telefonanbieter ist.
Das hat Vorteile. Du hast einen Vertrag, eine Oberfläche und einen Ansprechpartner. Die Einrichtung ist schnell erledigt, und alles passt zusammen.
Der Nachteil liegt in derselben Eigenschaft. Alles hängt an einem Anbieter und an einem Konto. Microsoft beschreibt das beim eigenen Backup selbst sehr offen: Die Sicherungen verlassen die Microsoft-365-Umgebung nicht, sie liegen in derselben Infrastruktur wie die Originaldaten. Das macht die Wiederherstellung schnell. Es heißt aber auch, dass Original und Sicherung am selben Ort hängen. Wird das Konto gesperrt, von Angreifern übernommen oder ändert sich der Vertrag, betrifft das beides zugleich.
Variante 2: Microsoft 365 als Werkzeug, die wichtigen Daten zusätzlich bei dir
Unsere Empfehlung trennt das Werkzeug von den Stellen, an denen deine wichtigsten Informationen zusätzlich liegen. Microsoft 365 bleibt der Arbeitsplatz. Drei Bausteine kommen von deutschen Anbietern dazu.
Spamfilter und Archiv vor Exchange
Eingehende Mails laufen zuerst durch einen Spamfilter bei einem deutschen Anbieter und erst danach in Exchange. Derselbe Dienst legt jede Mail im Archiv ab, bevor sie im Postfach ankommt. Du hast damit eine vollständige Kopie deines Mailverkehrs, die nicht vom Postfach abhängt. Löscht jemand eine Mail in Outlook, bleibt sie im Archiv erhalten. Für die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht ist das oft ohnehin der sauberere Weg, die Details klärt dein Steuerberater.
Backup in einem deutschen Rechenzentrum
Die Datensicherung von Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams läuft über einen eigenen Dienst und landet auf Servern in Deutschland. Original und Sicherung liegen damit an zwei getrennten Orten bei zwei Anbietern. Kommt es zu einem Angriff auf dein Microsoft-Konto, ist die Sicherung davon nicht betroffen. Warum Microsoft deine Daten nicht in jedem Fall selbst schützt, haben wir in Microsoft 365 Backup ausführlich beschrieben.
Teams-Telefonie über eine deutsche Telefonanlage
Teams bleibt das Telefon auf dem Rechner und dem Handy. Die Verbindung ins Telefonnetz läuft aber über eine Telefonanlage eines deutschen Anbieters. Microsoft sieht genau das vor: Neben dem eigenen Anrufplan lässt sich Teams über zertifizierte Telefonanbieter (Operator Connect) oder über eine beliebige Telefonanlage per Direct Routing ans Telefonnetz anschließen. Deine Rufnummern liegen dann bei diesem Anbieter. Wechselst du später etwas an Microsoft 365, nimmst du deine Nummern mit.
Was sich für dein Team ändert
Für die Mitarbeiter ändert sich im Alltag fast nichts. Sie arbeiten weiter in Outlook, Teams und SharePoint. Die zusätzlichen Bausteine laufen im Hintergrund. Spürbar wird der Unterschied erst, wenn etwas schiefgeht: Dann gibt es eine Kopie der Mails, eine Sicherung außerhalb von Microsoft und Rufnummern, die nicht an einem einzelnen Konto hängen.
Mehr Aufwand entsteht vor allem einmalig bei der Einrichtung. Danach kommen ein paar Verträge mehr dazu, die wir für dich bündeln, damit du weiter einen Ansprechpartner hast.
Wann sich welcher Aufbau lohnt
Alles bei Microsoft passt für sehr kleine Teams, bei denen wenig Daten anfallen und ein Ausfall von ein paar Tagen verkraftbar ist. Sobald Kundendaten, Aufträge oder Fristen an Mails und Dateien hängen, lohnt sich die getrennte Variante. Das gilt besonders, wenn du Aufbewahrungspflichten erfüllen musst oder wenn ein Stillstand von einem Tag spürbar Geld kostet.
Wie so ein Aufbau in die gesamte IT passt, zeigen wir auf unserer Seite zum IT-Fundament. Wenn du Microsoft 365 neu einführen oder aufräumen willst, findest du unser Vorgehen bei der Microsoft-365-Beratung.
Schreib dir als ersten Schritt auf, wo heute dein Spamfilter, dein Mailarchiv, deine Sicherung und deine Rufnummern liegen. Steht überall derselbe Anbieter, weißt du, wo du anfangen kannst.
