In fast jedem Unternehmen mit Microsoft 365 sind beide Werkzeuge schon da. Trotzdem landen Aufgaben auf Post-its oder in Excel-Listen. Meistens liegt das an einer einfachen Unsicherheit: Niemand weiß so genau, wofür To Do gedacht ist und wofür Planner. Die kurze Antwort gibt es oben auch als Video. Hier gehen wir das Thema ausführlicher durch, mit Beispielen aus dem Alltag und den Einstellungen, die du dafür brauchst.
Die Faustregel in einem Satz
To Do ist deine persönliche Liste. Planner ist das gemeinsame Brett für alles, woran mehrere Leute arbeiten.
Wenn eine Aufgabe nur dich betrifft und keinen festen Ablauf hat, gehört sie in To Do. Wenn andere daran mitarbeiten, wenn es Termine und Zwischenstände gibt oder wenn jemand anderes den Fortschritt sehen muss, gehört sie in Planner.
Wofür Microsoft To Do gedacht ist
To Do ist eine klassische Aufgabenliste. Du schreibst auf, was du erledigen willst, setzt bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum und hakst ab. Mehr soll es gar nicht sein, und genau das ist die Stärke.
Typische Fälle für To Do sind:
- ein Rückruf, den du heute noch erledigen willst
- eine E-Mail, die du dir für später markierst
- die Vorbereitung auf dein nächstes Kundengespräch
- kleine Erinnerungen wie „Reisekosten einreichen“
Besonders praktisch ist die Verbindung zu Outlook. Wenn du in Outlook eine E-Mail mit einer Kennzeichnung versiehst, taucht sie in To Do als Aufgabe auf. So wird dein Posteingang nicht zur Aufgabenliste, und du verlierst trotzdem nichts aus dem Blick.
Ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb: Der Meister bekommt morgens zwölf Mails. Drei davon muss er bis Freitag beantworten. Er kennzeichnet sie, und am Nachmittag arbeitet er sie in To Do ab, ohne den ganzen Posteingang noch einmal durchsuchen zu müssen.
Wofür Microsoft Planner gedacht ist
Planner ist für Arbeit gebaut, die mehrere Menschen betrifft. Ein Plan besteht aus Spalten, in Planner heißen sie Buckets, und aus Karten, die die einzelnen Aufgaben sind. Jede Karte kann eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum, eine Checkliste, Anhänge und einen Status haben.
Planner lohnt sich immer dann, wenn eine dieser Fragen mit Ja beantwortet wird:
- Arbeiten mehrere Kollegen an der Sache?
- Gibt es feste Termine oder eine Reihenfolge?
- Muss jemand sehen können, wie weit das Ganze ist?
- Gibt es Zwischenstände wie „in Bearbeitung“ oder „wartet auf Freigabe“?
Beispiele aus dem Mittelstand sind die Planung einer Hausmesse, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, ein Umzug in ein neues Büro oder der Rollout neuer Laptops. Überall dort gibt es viele kleine Schritte, verschiedene Zuständige und ein Datum, an dem alles fertig sein muss.
Ein Plan hängt in der Regel an einer Gruppe in Microsoft 365, oft an einem Team in Microsoft Teams. Dann kannst du den Plan direkt als Registerkarte im passenden Kanal anheften, und alle Beteiligten finden ihn dort, wo sie ohnehin arbeiten.
Basispläne und Premium-Pläne
Die Planner-Pläne, die in Microsoft 365 enthalten sind, heißen Basispläne. Sie reichen für die meisten Teams völlig aus: Karten, Buckets, Zuständigkeiten, Fälligkeiten, Diagramme und eine Kalenderansicht.
Für größere Projekte gibt es Premium-Pläne. Sie bieten zum Beispiel eine Zeitachse, bei der Aufgaben als Balken über die Wochen laufen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Sprints für agiles Arbeiten. Dafür braucht jeder, der solche Pläne bearbeitet, eine zusätzliche Lizenz. Bevor du Lizenzen kaufst, lohnt sich ein Test mit einem Basisplan. In vielen Fällen stellt sich heraus, dass die Grundfunktionen schon genügen.
Wie beide zusammenarbeiten
Der größte Fehler ist, To Do und Planner als Entweder-oder zu sehen. Microsoft hat beide so verbunden, dass du nicht zwischen zwei Listen hin und her springen musst.
Planner-Aufgaben in To Do sehen
In To Do gibt es die intelligente Liste „Mir zugewiesen“. Dort erscheinen alle Aufgaben, die dir in Planner zugewiesen wurden, dazu Aufgaben aus Besprechungsnotizen in Teams und aus Loop. So hast du deine persönlichen Aufgaben und deine Teamaufgaben an einem Ort.
Falls die Liste bei dir fehlt, schaltest du sie so ein:
- Öffne To Do und klicke oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen.
- Scrolle zum Abschnitt „Intelligente Listen“.
- Aktiviere „Mir zugewiesen“.
Meine Aufgaben und Mein Tag in Planner
Umgekehrt geht es auch. In der Planner-App in Teams oder im Browser gibt es den Bereich „Meine Aufgaben“. Dort laufen deine eigenen Aufgaben aus To Do und Planner zusammen, dazu kommen gekennzeichnete E-Mails aus Outlook.
Dazu kommt „Mein Tag“. Hier stellst du dir morgens zusammen, was heute wirklich dran ist. Heute fällige Aufgaben erscheinen dort automatisch, weitere kannst du dazunehmen. Am nächsten Tag ist die Liste wieder leer, die offenen Aufgaben bleiben in ihren ursprünglichen Plänen. Das zwingt dich jeden Morgen zu einer kurzen, ehrlichen Auswahl.
So führst du es im Team ein
Werkzeuge helfen nur, wenn alle sie gleich benutzen. Diese Schritte haben sich bewährt:
- Legt fest, dass Teamarbeit in Planner steht und persönliche Aufgaben in To Do. Schreibt das in einem Satz auf.
- Startet mit einem einzigen Plan für ein echtes Projekt, zum Beispiel die nächste Einarbeitung.
- Hängt den Plan als Registerkarte in den passenden Teams-Kanal.
- Bittet jeden, „Mir zugewiesen“ in To Do einzuschalten.
- Schaut in der wöchentlichen Besprechung gemeinsam auf den Plan, damit er gepflegt wird.
Nach vier Wochen weißt du, ob es trägt. Meist zeigt sich schnell, dass weniger Rückfragen kommen, weil jeder sieht, wer woran arbeitet.
Wer die Grundlagen von Microsoft 365 im Team verankern will, findet in unserem Beitrag zum Schulungsplan für Microsoft 365 einen Ablauf, der ohne Seminartage auskommt. Wie Teams, Kanäle und Dateien sinnvoll zusammenspielen, zeigt der Artikel Microsoft Teams richtig nutzen, und für den Posteingang lohnt sich ein Blick auf unsere Outlook-Tipps.
Ein erster Schritt für diese Woche
Nimm dir ein Vorhaben, das gerade in einer Mail-Kette oder einer Excel-Liste steckt, und lege dafür einen Planner-Plan mit höchstens fünf Karten an. Weise jede Karte genau einer Person zu. Wenn das Team nach zwei Wochen lieber in den Plan schaut als in die Mails, habt ihr das richtige Werkzeug gefunden. Wenn du das mit deinem ganzen Team sauber aufsetzen willst, unterstützen wir dich mit Schulungen für Microsoft 365.
